Whistleblowing: la normativa su obblighi e tutele per le aziende

Trasparenza, legalità, etica aziendale. Parole chiave che oggi assumono un significato ancora più concreto con l’entrata in vigore del Decreto Legislativo 24/2023, che disciplina il cosiddetto whistleblowing. Questo termine inglese indica la segnalazione di illeciti o irregolarità commessi all’interno di un’organizzazione da parte di chi ne è venuto a conoscenza nel contesto lavorativo.

Lungi dall’essere un semplice adempimento, la normativa sul whistleblowing rappresenta un cambiamento culturale e organizzativo, introducendo obblighi precisi per molte aziende e tutele rafforzate per i segnalanti. Vediamo insieme cosa cambia e come adeguarsi.

Cos’è il Whistleblowing e perché è così importante?

Il whistleblowing è uno strumento giuridico pensato per far emergere e contrastare comportamenti illeciti sul luogo di lavoro. Attraverso canali sicuri e protetti, dipendenti, collaboratori o altri soggetti legati all’azienda possono segnalare violazioni di leggi, regolamenti o procedure interne, senza timore di subire ritorsioni.

La nuova normativa, che recepisce una direttiva europea, ha un duplice obiettivo:

1. Prevenire e combattere la corruzione e altri illeciti, promuovendo un ambiente di lavoro integro
2. Tutelare il “whistleblower” (il segnalante), riconoscendone il ruolo fondamentale nella difesa della legalità.

Chi deve adeguarsi? I soggetti obbligati

Il D.Lgs. 24/2023 ha esteso in modo significativo la platea dei soggetti obbligati a istituire un canale di segnalazione. Rientrano in questa categoria:

• Tutto il settore pubblico
• Aziende del settore privato che hanno impiegato, nell’ultimo anno, una media di almeno 50 lavoratori con contratti di lavoro subordinato
• Aziende private che, indipendentemente dal numero di dipendenti, operano in settori sensibili come servizi finanziari, prevenzione del riciclaggio o sicurezza dei trasporti
• Aziende private che adottano Modelli di Organizzazione e Gestione (MOG) ai sensi del D.Lgs. 231/2001.

Per le aziende private con una media fino a 249 dipendenti, l’obbligo è scattato il 17 dicembre 2023.

Come implementare un sistema di Whistleblowing efficace

Adeguarsi alla normativa non significa solo attivare un indirizzo email. Le aziende devono mettere in piedi un sistema strutturato che garantisca sicurezza e conformità. I passaggi chiave sono:

1. Attivare un canale di segnalazione interno: è il fulcro del sistema. Questo canale deve garantire, anche tramite crittografia, la massima riservatezza sull’identità del segnalante, della persona coinvolta e del contenuto della segnalazione. Può essere una piattaforma informatica dedicata, una linea telefonica o un incontro diretto.
2. Definire una procedura chiara: l’azienda deve nominare un gestore delle segnalazioni (una persona o un ufficio interno autonomo) e definire un iter preciso:
   • Rilascio di un avviso di ricevimento al segnalante entro 7 giorni
   • Fornire un riscontro sulla segnalazione entro 3 mesi.
3. Garantire la totale tutela del segnalante: questo è il principio cardine. È vietato qualsiasi atto ritorsivo (licenziamento, demansionamento, mobbing, ecc.) nei confronti di chi segnala. In caso di ritorsione, l’onere di dimostrare che la misura non è legata alla segnalazione spetta al datore di lavoro.
4. Prevedere un Canale Esterno (ANAC): Il segnalante può rivolgersi direttamente all’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) se il canale interno non è stato attivato, se la segnalazione interna non ha avuto seguito o se ha fondati motivi di temere ritorsioni.

Le sanzioni per chi non si adegua

L’ANAC ha il potere di vigilare e sanzionare le aziende inadempienti. Le sanzioni amministrative possono essere severe:

• Da 10.000 a 50.000 euro se non vengono istituiti i canali di segnalazione, se non sono conformi o se non si gestiscono le segnalazioni correttamente
• Da 10.000 a 50.000 euro se vengono adottate misure ritorsive nei confronti del segnalante.

Trasformare un obbligo in un’opportunità con la giusta formazione

L’implementazione di un sistema di whistleblowing è un obbligo di legge, ma anche un’importante occasione per rafforzare l’integrità e la reputazione aziendale. Tuttavia, una piattaforma tecnologica o una procedura scritta non bastano se le persone non sono preparate a gestirle.

Un canale di segnalazione funziona solo se i dipendenti si fidano, se i manager sanno come comportarsi e se chi gestisce le segnalazioni ha le competenze per farlo nel rispetto della privacy e della normativa. È qui che la formazione diventa cruciale.

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